カウンセリングの流れ【業務80%減!Vol.1】

現在の業務フローと日々の業務で抱えられている課題などをプロのITコンサルタントが複数回に分けてヒアリングやカウンセリングを行い、先端IT技術と組み合わせた業務フロー効率化をご提案しました。

人件費150万円/月の壁に来ている。

従業員を増やさず会社規模を大きくしたい

THE STORY

“事業が順調に成長し、従業員とアルバイトを合わせて10人近くになってきたものの、そこから組織がなかなか大きくなれずにいる。”

“人が増えることでマネジメント工数が増えてしまったり、人が増えることでヒューマンエラー(人的ミス)が気になり始めてきたところ。”

“仕事が俗人化したまま社員が辞めてしまうことで、他の社員が埋め合わせするにも工数がかかり、新しく入社した社員の教育にも工数がかかってしまっている。”

ITの力でこれらの問題を解決できないか?

そうお声がけ頂けたことをきっかけに、テクノロジー活用による業務効率化プロジェクトはスタートした。

現在の業務フローはどのようになってますか?

現在150人の先生が在籍しており、報酬管理のため毎レッスン後、LINEで業務報告をしていただいています。

LINEで貰った報告を元にエクセルに各講師のシートを作り、そこで授業回数と時給を掛け算したものを打ち込み毎月末集計しています。

その業務を正社員3人とアルバイト3人で行い、人件費が月々150万円掛かっています。

嬉しいことではあるのですが、段々と先生が増えてきたこともあり集計工数が大きな負担となってきており、事業拡大(スケール)させにくい状態になってきています。

報告件数が増えてくることでヒューマンエラー(人的ミス)も段々と増えてしまうので、この機会にできる限り自動化したいと考えています。

懸念事項はございますか?

個人事業主の先生らは基本的にITが不得意な人が多いので、あまり複雑なシステムにならないようできる限りシンプルな操作で行えるように配慮していただきたいです。

次のような新しい業務フローをご提案させていただきます

図のように個人事業主からの業務報告をLINEから、専用システムにスマホでログインして報告するように切り替え、報酬計算などは予め先生毎に時給設定をしておくことで自動計算されるようにします。

多重報告や虚偽報告が無いかのチェックは必要となりますが、エクセル入力の手間は無くなりますので大幅な工数削減が見込めます。

CSV出力なども対応できるので、後から必要に合わせてデータ解析を行っていただくことも可能です。

ありがとうございます。続けてオーダーメイド(特注)システムの要件定義も引き続きよろしくお願いします。

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